Faciliteren van verandering

We faciliteren complexe groepsprocessen die een verandering kunnen doen slagen. We gebruiken daarbij methodieken als Open Space, World Café, Future Search of Appreciative Inquiry.

Verandering ontstaat gesprek per gesprek. Het is een proces dat maanden, ja meestal zelfs jaren duurt. Wij helpen dit proces ontstaan of we faciliteren een belangrijke stap erin.

Complexiteit en co-creatie

Propellor begeleidt al verschillende jaren fora en denkdagen voor (grote en kleinere) groepen. We gebruiken daarbij verschillende methodieken, waaronder World Café, Open Space Technology en Appreciative Inquiry. Maar bovenal ontwikkelen we werkvormen op maat van onze klant. Door participatief en bottom-up te werken, stimuleren we open dialoog en echt engagement.

We zoeken steeds naar manieren om betrokkenen samen te brengen en naar de toekomst te laten kijken. Doelgericht en pragmatisch, want de dialoog dient om tot actie te komen. Maar toch met voldoende tijd om dat goede gesprek te laten plaatsvinden en elkaars standpunten te verkennen. Wij bouwen graag mee aan verandering waar co-creatie en resultaatgerichtheid een plaats krijgen.

Als basis gebruiken we het denkkader van Ralph Stacey over complexiteit van verandering.

We gebruiken verschillende methodieken en instrumenten om die co-creatie te stimuleren. Naargelang de situatie en de concrete vraag die ter tafel ligt, beperken we ons tot één bepaalde interventie of sturen we mee een heel verandertraject aan.

Lees meer over onze aanpak.

Belangrijke voorwaarden

We geloven sterk in co-creatie. Maar het is natuurlijk niet altijd de juiste oplossingen. Sterker nog, als een aantal basisvoorwaarden niet vervuld zijn, doet co-creatie meer kwaad dan goed. Lees meer over die belangrijke voorwaarden.

Grafisch faciliteren

Vaak is het zinvol om een vergadering ook grafisch te faciliteren. Dat heeft een aantal voordelen: het geeft meer focus, het is een gemeenschappelijk referentiepunt en het helpt ook nadien om het verhaal levend te houden. Lees meer over deze visuele ondersteuning van vergaderingen door Werner Küper.

Enkele voorbeelden

Elk traject is verschillend. Het enige wat steeds terugkomt is dat we het traject bespreken in het team en dat we veel belang hechten aan co-creatie. Misschien helpen deze voorbeelden om een beeld te krijgen van hetgene je van ons kan verwachten...

Campine: PMO voor ondernemende cultuur

Na een aantal moeilijke jaren, is Campine opnieuw aan het groeien, nieuwe BU's opbouwen, jonge mensen aanwerven... Een fijne dynamiek. Om wildgroei te vermijden, en overzicht te behouden, vraagt het management naar een projectmatig aanpak. Ze vragen ons om die te helpen uitbouwen, omdat ze weten dat we de nadruk leggen op een praktische, eenvoudige aanpak, die past bij hun ondernemende cultuur.

Na interviews met het MT, de projectleiders, en de belangrijkste stakeholders, helpen we een PMO op te zetten. Samen ontwikkelen we een eenvoudige projectmethode met een paar basissjablonen (project sheet, voortgangsrapport). Ondertussen vindt het MT haar rol als stuurgroep. Alle projecten zijn opgelijst, er worden prioriteiten afgesproken. De projectleiders worden uitgedaagd door de PMO om hun projecten proactiever aan te pakken. De meerwaarde laat zich snel voelen.

Actemium: blended leertraject over projectcommunicatie

Ervaren projectleiders

De vraag: "we zoeken een leertraject voor onze ervaren, technische projectleiders rond leiderschap en communicatie in projecten. Het wordt een aanvulling op de interne basisopleiding projectmanagement, en zorgt dat de projectleiders sterker staan bij het aansturen van hun team, de gesprekken met klanten, en het oplossen van conflictsituaties."

Blended leertraject

We werkten een intensief, blended leertraject uit, dat loopt over 4 maanden. We starten met flipped classroom: projectleiders krijgen de theorie en bespreken die op het besloten forum. Daarna volgt een ervaringsgerichte, residentiële tweedaagse: ze werken in team een project uit... maar de trainers komen roet in het eten gooien, waardoor de projectleiders voortdurend uitgedaagd worden op het vlak van communicatie en leiderschap. Er wordt veel en intens geleerd.

We volgen hen nog een tijd op, terwijl ze hun leerpunten toepassen in experimenten op de werkvloer.

Havenbedrijf Antwerpen: PMO ondersteunen

de PMO ondersteunen

De PMO-manager van het Havenbedrijf Antwerpen contacteerde ons met de vraag: "Maak onze mensen bewust wat een projectmatige aanpak is, en hoe projecten binnen het havenbedrijf zullen verlopen. Door de nieuwe strategie verwachten we immers dat mensen over afdelingen heen samenwerken, en dat zit niet in onze cultuur."

De beste manier om die tussenschotten te laten verdwijnen, en de samenwerking te stimuleren, is om mensen projectmatig te laten samenwerken aan strategische projecten. Om dat te faciliteren is een PMO opgericht.

Van awareness naar intervisie

In een eerste fase boden we 'awareness' sessies aan, voor alle managers. Die sessie is opgebouwd rond een business game, en laat zien hoe projectmanagement helpt om complexe opdrachten tot een goed einde te brengen.

In een tweede fase ondersteunden we de PMO met een tweedaagse opleiding voor projectleiders, opgebouwd rond een concrete case. En natuurlijk met aandacht en ruimte voor hun eigen projecten.

Ondertussen zijn we in de derde fase beland, en bieden we progressiesessies aan, waarin we kleine groepen projectleiders bijstaan in hun eigen project. Elke keer staan een aantal principes centraal. Intervisie is dat eigenlijk, in kleine groepen en met een wisselende focus.

Project governance

Gedurende het hele traject geven we de PMO ook feedback op de uitgewerkte templates, governance en projectmethodologie, en houden die tegen het licht van gangbare best practices en wat we zien bij andere organisaties.

Ingeburgerd

Ondertussen raakt projectmanagement stilaan ingeburgerd in het Havenbedrijf Antwerpen. Er is een gemeenschappelijke taal, er wordt nagedacht over resourceplanning en portfolio management. Strategische projecten verlopen transparanter en worden beter op tijd gerealiseerd. Er komt duidelijkheid over de prioriteiten in het projectportfolio.

Stad Harelbeke: projectmatig samenwerken

De stadsdiensten van Harelbeke willen projectmatig leren samenwerken. Ze zoeken een opleiding die meteen toegepast is in de praktijk, geen gewone klassikale opleiding. En ze willen zeker niet overdonderd worden.

Dat is een leervraag waar we helemaal in geloven. We bieden hen een leertraject van een half jaar, waarbij de medewerkers in projectteams opgedeeld zijn. In die teams werken ze een project uit dat door de gemeenteraad goedgekeurd is, en waarvoor ze de eindverantwoordelijkheid krijgen.

Elke maand ontmoeten ze de projectcoach van Propellor. De eerste keer voor een intake met het projectteam, de tweede keer om te leren hoe je een project op de rails zet. Daarna volgen nog vier workshops, waarin telkens een andere fase van projectwerking toegelicht wordt, en toegepast op hun eigen project.

Tussentijds werken de teams verder aan het project, werken met stakeholders, voeren acties uit, bespreken de voortgang met de schepen of de secretaris...

Na twee edities van dit leertraject heeft de stad Harelbeke een eigen methodologie met bijhorende documenten. Projecten worden op een uniforme manier aangepakt, je merkt dat er steeds meer een cultuur van projectmatig werken komt. Het is nu duidelijk hoe ze samenwerken, en er is meer draagvlak voor elkaars projecten.

KU Leuven: werkplekleren voor projectmanagers

Het is bijzonder druk, er is geen tijd voor opleiding. Toch is de nood hoog. Er moet opgeleverd worden.

Dus zetten we in op projectcoaching: on the job ondersteuning van de projectleiders en hun team. Ontdek hoe korte sessies grote impact hebben.

Sanofi: ieder zijn eigen leertraject

De uitdaging

Sommigen hebben veel ervaring met projecten, anderen hebben minder bagage. Sanofi Belgium wil projectopleiding aanbieden, maar dan wel gefocust op ieders individuele noden.

Ze vragen dus een leertraject met losse modules, zodat elke medewerker kan inschrijven voor de thema's die het meest relevant zijn.


Vier korte modules en inspiratiemails voor grotere flexibiliteit

Samen met L&D bepalen we de prioriteiten en de thema's die het meeste aandacht verdienen. We verwerken ze in vijf modules die telkens een halve dag duren (met uitzondering van ééntje, die een hele dag in beslag neemt).

Elke workshop kan op zichzelf gevolgd worden. Maar wie zin heeft, kan uiteraard de hele reeks in zijn agenda zetten, en zo een stevig kader rond projectmatig werken verwerven.

Om de inzichten te verankeren, sturen we alle deelnemers nog zes maanden lang inspiratiemails: korte berichten met tips en vragen, telkens rond een ander facet van pragmatisch projectmanagement.

Nederlands, Frans en Engels

Sommige teams zijn tweetalig. Andere groepen, met internationale medewerkers, verkiezen de opleiding in het Engels te krijgen. Gelukkig zijn we goed ter taal, en kunnen we vlot overschakelen tussen Nederlands, Frans en Engels.

Het effect

Als snel doet de mond aan mond reklame doet haar werk. Het traject wordt meerdere malen herhaald, niet enkel in België, maar ook in Nederland. En al snel volgen de eerst vragen van teams om een opleiding op hun maat.

Brandweer

“Wat is nodig om onze hervorming te laten slagen, op welke zaken moeten we letten? Wat leeft er bij onze medewerkers, en waar willen ze zelf hun schouders onder zetten?”. Op basis van deze vragen tekenden we de voorbije twee jaar een teambuilding uit voor één van de grotere brandweerzones van Vlaanderen. Het is één van de stappen in een bredere transitie.

Toerisme Vlaanderen

Het Forum Vakantieparticipatie is jaarlijks een hoogtepunt voor meer dan 400 deelnemers uit de hele vakantieketen. We begeleiden dit forum, zowel voor als achter de schermen. Elk jaar ziet er anders uit: World café, Open Space Technology, Speel het spel eerlijk, het aanbod komt naar je toe, een radiostudio… Wat steeds hetzelfde blijft is echter de participatie en de co-creatie met het publiek.

Baloise

ActeeChange is een krachtige business game, die we bij veel change opleidingen inzetten. Zo ook bij verzekeraar Baloise, waar managers via de serious game ontdekken hoe ze hun team en belangrijke stakeholders aan boord krijgen (en houden) tijdens grote en kleine veranderingen.

Familiehulp

Teamleiders, HR ondersteuners en diverse leidinggevenden volgden op verschillende tijdstippen een workshop rond verandering. Voor sommigen ligt de focus vooral op veerkracht en hoe je sterk staat in tijden van grote verandering. Anderen krijgen een meer doorgedreven leertraject waar het leidinggeven aan verandering centraal staat.

Universitair ziekenhuis Leuven

Gedurende korte en gerichte sessies overlopen we de meest acute knelpunten in het project. We onderzoeken en bespreken mogelijke oplossingen en bedenken een actieplan. Die coaching leidde onder meer tot het verbreden en versterken van de stuurgroep, die nu een veel actievere rol opneemt in het project.

Architectengroep

In co-creatie met alle architecten-projectmanagers van de organisatie bepaalden we de meest kritische vragen rond de projectwerking. In een aantal cycli zochten we samen met hen naar haalbare en relevante oplossingen, die meteen geïmplementeerd werden. Thema’s die werden aangepakt zijn o.a. de escalatieprocedure, scope management, overdracht bij plotse afwezigheden en lessons learned. Nu nemen ze hun leerproces zelf in handen.

Overheidsbedrijf

Dit overheidsbedrijf realiseert jaarlijks investeringen van meerdere miljoenen. Projecten lopen over 5 à 10 jaar, en houden grote risico’s in. We ondersteunen gedurende 1 jaar de PMO bij het professionaliseren van de projectwerking en helpen processen opzetten waarmee projecten beter kunnen opgevolgd worden. We coachen projectmanagers en change managers rond de meest kritische aspecten van hun project.

Umicore

Iedere manager moet in staat zijn om (zijn deel van) de organisatie te verbeteren. Dankzij die filosofie is Umicore is getransformeerd van een oude, industriële organisatie naar
een dynamisch, hoogtechnologisch bedrijf. Projectmanagement heeft dat
mee mogelijk gemaakt.

Wij zijn al jarenlang de partner voor projectmanagement. Eerst voor het ontwikkelen van de methodologie en de templates. Ondertussen geven we al jarenlang wereldwijd opleidingen "project excellence". Die zorgen dat iedereen eenzelfde taal spreekt, dat het duidelijk is wat een project is, wie welke verantwoordelijkheid heeft, wat je moet doen om een project op te starten en hoe je er over rapporteert.