Vlot projectbeheer met de ‘Project Management Leidraad’ van Propellor


Propellor begeleidt al 15 jaar projectmanagers, changemanagers en PMO’s in nationale en internationale bedrijven. Wij zijn gepassioneerd door succesvol projectmanagement en diepen continu onze expertise verder uit. Een jaar lang hebben we gewerkt aan een ‘Project Management Leidraad’. We zijn heel fier op het resultaat omdat het naar de kern van projectmanagement gaat: een projectplan van A tot Z op één overzichtelijke steekkaart.

De Propellor projectmanagement leidraad is een fysieke project tool die projectmatig werken in vier fasen haalbaar maakt. Deze blog licht een tipje van de sluier.

1 | OPSTARTEN | DE JUISTE DINGEN DOEN

Nog voor je een projectplanning opstelt, moet je er zeker van zijn dat je de juiste dingen gaat doen. We peilen naar de scope, de visie, de wensen en dromen van de opdrachtgever. We bakenen zo goed mogelijk de contouren af. Tijdens deze startfase worden 2 hoofdvragen beantwoord:

  • Is het voor de organisatie goed, wenselijk, nodig om dit project te doen? Wat is de meerwaarde en hoeveel willen we investeren om dit te bereiken? Welke beschikbare middelen zijn er voorhanden en is dit haalbaar binnen de huidige context?
  • Wat willen we heel concreet opleveren en wat is de gewenste einddatum? Welke accenten zijn belangrijk en hebben alle stakeholders dezelfde visie? Heeft de opdrachtgever een mini- of maxi-output voor ogen?

Het bijzondere aan deze leidraad is dat je als projectleider hulpvragen krijgt om te zorgen dat je focust op de juiste zaken. Dit om te vermijden dat je te snel in de uitvoering duikt en achteraf moet vaststellen dat je veel energie verloren bent omdat je niet wist wat er écht belangrijk was.

2 | PLANNEN | VERTROUWEN HEBBEN EN KRIJGEN

Kies de planningsstrategie die matcht met je project, je team, je organisatiecultuur en je ervaring. Het vernieuwende aan deze leidraad is dat het agile en mijlpalen als planningsstrategie noemt. Met andere woorden, dit is de manier waarop je inzichtelijk maakt hoe je het project zal aansturen. Het helpt om de verwachtingen te managen, om vertrouwen te krijgen en om zelf vertrouwen te hebben.

Velen noemen agile versus ‘waterval’ twee verschillende manieren van projectmanagement. Wij zien dat anders: voor ons moet je elk project eerst afbakenen en uiteindelijk afsluiten. Elk project moet ook een plan hebben, soms een licht plan, soms een sterk doorgedreven plan. Je hebt als projectleider een aantal opties over hoe je dat plan structureert, hoe je dat visualiseert en hoe je het project in behapbare stukken opdeelt.

Welke strategie je ook kiest, je moet altijd afspraken in het projectplan zetten over de (doorloop)tijd, de middelen die je besteedt (budget en tijd), en de inhoud (deliverables, taken, werkpakketten…). De manier waarop je die elementen in kaart brengt en organiseert, verschillen naargelang de planningsstrategie. Dit is iets waar Propellor zich in differentieert: de pragmatische kijk om beide strategieën te honoreren omdat ze beiden hun meerwaarde hebben.

3 | UITVOEREN | OPLEVEREN WAT ER TOE DOET

In de derde fase hanteer je een helikopterblik over het traject. We gaan dieper in op de volgende drie niveaus zodat je project ieder moment op rolletjes loopt:

  1. Je bewaakt als projectleider de grote lijnen
  2. Je neemt de leiding en je managet het team
  3. Je steekt de handen uit de mouwen

Onze ervaring leert ons dat veel projectmanagers twijfelen over wat van hen verwacht wordt: moeten ze vooral managen of uitvoeren? Moeten ze een deel zijn van het projectteam of er net boven staan? Hoe vaak moeten of kunnen ze het projectplan bijsturen? En hoe houden ze alle stakeholders aan boord?

Het is om op die vragen beter te kunnen antwoorden, dat de leidraad is opgedeeld in 3 niveaus. Je ziet als projectleider meteen waar jouw sterktes liggen en waar je meer aandacht aan zou moeten geven. Je kan met deze leidraad ook naar je opdrachtgever stappen en duidelijk maken wat die van jou kan verwachten en wat jij van hem of haar nodig hebt.

4 | AFSLUITEN | RUIMTE MAKEN VOOR IETS ANDERS

De slotfase is een fase in projectmanagement die vaak wordt overgeslagen of uitgesteld. Projectleiders weten wel dat dit belangrijk is, maar ze komen er vaak niet toe omdat het project continu wordt bijgestuurd waardoor de status ‘ongoing’ blijft. Het gebeurt ook vaak dat er intussen nieuwe projecten opgestart zijn waardoor de oudere projecten geleidelijk aan op het achterplan geraken. Toch is het belangrijk om elk project, klein of groot, duidelijk af te ronden.

Hoe, wat en wanneer communiceer je over de gehaalde targets? Wat is een goede manier om je teamleden te bedanken of waarderen? Elk project heeft een interessante leercurve, dus neem de tijd om terug te blikken en te leren uit elk project. Dit helpt om de volgende uitdagingen slimmer aan te pakken. Een mooie afsluiter is de ideale basis voor een volgend succesvol project!

De ‘Project Management Leidraad’ van Propellor is het resultaat van 15 jaar ervaring en expertise in project- en changemanagement. Pascal, Dave, Werner, Katia en Alexandre hebben al hun inzichten gebundeld in een visueel uitgewerkte steekkaart die het overzicht bewaart in iedere stap van je project. Het is een ondersteunend instrument dat gebruikt wordt in de opleidingen en coachings van Propellor.

Interesse in een opleiding of coaching?
Maak vrijblijvend een afspraak >>