Mensen meekrijgen in de verandering

Change management voor projectleiders, gebaseerd op de ActeeChange business game.

Het idee

Projecten zetten zaken in beweging. Er wordt nieuwe software geïmplementeerd, een nieuwe dienstverlening opgestart, andere accenten gelegd in de manier van werken... Hoe krijg je je collega's daarin mee? Hoe zorg je dat het project gedragen wordt, en dat iedereen zo snel mogelijk die nieuwe filosofie of tools gebruikt? Wat te doen als er kritische stemmen zijn, of als je (te) weinig respons krijgt?

Veel projectleiders zijn vooral gefocust op de technische realisatie van hun project. Stakeholder management wordt dan snel uit het oog verloren... of enkel op buikgevoel gedaan. In deze opleiding geven we je handvatten en tips om change management op te nemen als een integraal onderdeel van je projectaanpak.

ActeeChange simulatie

We spelen daarvoor ActeeChange (Changesetter), een realistische serious game met een offline en een online component. Je opdracht is om een team van 10 collega's aan boord te houden tijdens het invoeren van een nieuwe CRM-tool.

Je oefent rond verschillende fasen van het project: de opstart, de implementatie, en het verankeren. In elke fase krijg je een aantal keuzemogelijkheden. Je kan telkens vier of vijf verschillende acties combineren. Welke dat zijn beslis je samen, in een klein team. En vervolgens krijg je direct feedback: was dit een slimme zet? Wie komt aan boord, en wie haakt misschien af? En waarom is dat zo...

Na elk hoofdstuk volgt een plenaire nabespreking met de trainer. We focussen dan op de typische valkuilen tijdens projecten, en hoe je die kan omzeilen.

Eigen casussen

We trekken natuurlijk ook tijd uit om te werken rond eigen casussen van de deelnemers en/of van de organisatie. Zo krijg je aan het einde van de opleiding een realistisch change management plan voor je eigen project.

Werken we het hele projectteam, dan passen we alle opdrachten toe op het gemeenschappelijke project. Zo wordt dat grondig doorgedacht en start je met een stevig plan voor je communicatie met de stakeholders.

30 dagen oefenen

De simulatie blijft een maand lang beschikbaar. Je kan dus na de opleiding verder exploreren en oefenen. Misschien wil je de simulatie zelfs een spelen met je projectgroep, zodat jullie een gemeenschappelijke taal en referentiekader krijgen om de verandering in kaart te brengen.

De inhoud - een voorbeeld

We maken de opleiding altijd op maat van jouw organisatie. Maar hier is een voorbeeld van hoe ze er uit zou kunnen zien:

vooraf

Deelnemers krijgen twee e-mails vooraf, waarin we hen verwelkomen, en alvast aan het denken zetten over hun (change)aanpak en communicatie naar stakeholders.

de opleiding zelf (1 of 2 dagen)

Kennismaken en leervragen verkennen

De cyclus van verandering - hoe mensen en organisaties veranderen en evolueren (of niet).

Oorzaken van weerstand (en hoe je ze wegwerkt)

Het project opstarten - ActeeChange hoofdstuk 1

• Hoe communiceer je over de verandering die het project brengt?
• Hoe maak je mensen enthousiast over de verandering?
• Hoe maak je duidelijk dat de verandering nodig is?
• Welke steun heb je nodig van hogerhand? Wie wil je betrekken?
• Hoe ga je om met mensen die tegenwerken of het project negeren?

theorie: Rick Maurer - John Kotter - ADKAR

Het project uitvoeren - ActeeChange hoofdstuk 2

• Hoe communiceer je over de verandering?
• Hoe hou je het tempo hoog?
• Hoe vier je successen in het project?
• Hoe overwin je obstakels en problemen?
• Welke leiderschapsstijlen hanteer je op welk moment?

theorie: Leavitt - Daniel Goleman

Het project borgen - ActeeChange hoofdstuk 3

• Hoe draag je het project over? En aan wie?
• Hoe bereid je lijnmanagers voor op hun rol?
• Hoe geef je ondersteuning na het project?
• Hoe zorg je voor een wendbare organisatie, die klaar is voor de volgende verandering?

Toepassing op je eigen praktijk

Eigen casussen

Actieplanning

Varianten

Dit programma werkt best in een opleiding van twee dagen. We kunnen het aanpassen naar een workshop van één dag, eventueel met een opvolging achteraf.

Het leent zich heel goed tot een workshop met de hele projectgroep, en dan spitsen we alle oefeningen en opdrachten toe op het gemeenschappelijke project van het team.

Nadien

Iedere deelnemer krijgt nog 3 maanden toegang tot de ActeeChange simulatie. Zo kunnen ze opnieuw ervaren en spelen - nu met nieuwe inzichten en handvatten. Wat doet dat met het 'team' uit de simulatie? Krijg je nu betere resultaten? 

Alle deelnemers krijgen toegang tot een online toolbox die hen met raad en daad ondersteunt in hun eigen praktijk. Daarin zit onder meer:

• de ChangeLive tool, waarmee je stakeholders opvolgt in je eigen project (stakeholder mapping), en waarbij je suggesties krijgt over hoe je ‘beweging’ krijgt in het systeem dat je gemapt hebt. Denk aan tips over wat je kan doen om weerstand te verlagen, of om de verandering te verankeren, tips over leiderschapsstijlen, enz…
• de ChangeMeter, die je kan uitsturen naar de stakeholders van je project, om te peilen hoe ze naar de verandering kijken (zijn ze voldoende op de hoogte? zijn ze ‘mee’?…)

Een interessante optie is om na 3 à 4 weken een online coaching (via skype of Adobe connect) te voorzien. We trekken dan 1 uur uit per persoon. We gaan in op het individuele spelresultaat. En we bespreken persoonlijke situaties met het eigen team, bereiden samen een delicate vergadering voor, of koppelen terug over experimenten uit de voorbije weken.

Altijd op maat

Alle onze opleidingen worden op maat gemaakt. Dus als je interesse hebt, komen we graag langs voor een kennismaking. We bekijken dan wat de noden zijn, en waar je als organisatie tegenaan loopt. We peilen naar de interesse en nieuwsgierigheid van je collega's, en bespreken hoe we een leertraject kunnen maken dat ze veel mogelijk effect heeft. 

We kijken wat de rol kan zijn van de leidinggevende, en of we met het hele team werken of enkel met de mensen die zich inschrijven op een open aanbod. We bespreken de timing, en wat we verwachten van de deelnemers voor we hen ontmoeten en achteraf. We houden het heel compact, of maken er een rijk en prikkelend leertraject van. Aan jou de keuze!