Le statut du projet avec ABCD
Le rapport sur le statut du projet informe les parties prenantes sur l'avancement du projet, les écarts entre réalisés et planifiés et les risques encourus. Avec l'arrivée des systèmes de gestion de projet automatisés, ces rapports sont devenus de plus en plus techniques et détaillés, comme "robotisés".
Le chef de projet dépense souvent beaucoup de ressources à la rédaction de ce rapport. Malheureusement, il constate régulièrement que son rapport n'a que peu d'incidence : les quelques commentaires reçus s'attardent sur des détails et la direction semble ignorer le rapport lorsqu’elle prend des décisions sur la conduite du projet. Petit à petit, le chef de projet perd la motivation à faire ce rapport qui semble inutile. Petit à petit, la direction se désintéresse de ce projet qu’elle n’arrive plus à contrôler.
Si vous vous reconnaissez dans ce chef de projet, c’est le moment de changer l’approche de votre reporting !
En utilisant le canevas ABCD pour votre rapport, vous revenez à un style de communication plus humain, centré sur l’essentiel des préoccupations de votre direction. Vous les aidez à prendre plus rapidement les bonnes décisions et vous recevez en retour des consignes plus claires.
COMMENT UTILISER LE CANEVAS ABCD POUR FAIRE UN STATUT DU PROJET ?
Le canevas ABCD divise une page A4 en 4 quadrants :
A - ACCOMPLISSEMENTS
Quelles sont les réalisations de l’équipe projet au cours de la période rapportée ? Quels sont les produits livrés ? Quelles informations avez-vous collectées ? Quelles étapes ont été franchies ?
Décrivez vos accomplissements en quatre ou cinq points-clés, afin que votre direction puisse voir d'un coup d'œil les progrès réalisés. Parlez de "réalisations", de "résultats" obtenus ou livrés plutôt que "d'activités" ou de "travail/efforts" effectués.
B - BENEFICES
En quoi les accomplissements du projet sur la période rapportée rencontrent-ils les attentes de la direction ou de l’entreprise ? Quels sont les résultats et évènements durant cette période qui motiveront la direction et l’entreprise de continuer à supporter (financer) le projet ? Quels avantages peuvent-ils déjà retirer en cours de projet ?
Faites référence au "business case". Confirmez (ou, le cas échéant, infirmez) la justification actuelle du projet.
C – CONTRARIETES
Quels sont les problèmes rencontrés durant la période rapportée ? Quelles sont les solutions que vous proposez ou que vous avez mises en œuvre ? Quels sont les nouveaux risques découvert durant cette période ? Quelles sont vos préoccupations en tant que chef de projet qui nécessitent l’attention de votre direction ?
D - DÉCISIONS
Quelles sont les décisions que la direction (ou d’autres parties prenantes) doit prendre pour faire avancer le projet ?
Aidez tant que possible la prise de décision en fournissant toutes les informations contextuelles nécessaires (éventuellement en annexe), en proposant un processus de décision, en analysant (PRO/CON) quelques solutions possibles et en offrant votre support.
Expliquez l’enjeu de la décision et les conséquences d’un retard ou report de celle-ci.
Soyez concret, clair et concis dans la formulation des questions. C’est la condition sine qua non pour espérer recevoir une réponse utile et précise.
CONCLUSIONS
En utilisant le canevas ABCD, votre rapport sur le statut du projet redeviendra ce qu’il aurait toujours dû être : un journal de bord, informatif et facile à lire. Il sera une source précieuse et facile d’emploi lors de la compilation des leçons apprises ou la rédaction du rapport final d’une phase ou du projet entier.