« Forums ouverts »

Animation de réunions efficaces avec de larges groupes responsabilisés

• Comment impliquer un large groupe de personnes dans un changement ?
• Comment définir ensemble une vision commune en peu de temps ?
• Comment stimuler les conversations au sein d'un large groupe ?
• Comment faire levier sur la créativité et l'expérience de chacun dans un large groupe afin de donner une chance aux idées novatrices ?

Dans ces situation, nous utilisons régulièrement la méthode des « Forums Ouverts » (Open Space Technologie ou Unconference).

Grâce à cette méthode, des groupes de 5 à 2 000 participants peuvent s'assembler et travailler ensemble. La caractéristique de la méthode est l'ouverture mise à la fois sur le contenu mais aussi sur la forme. Les participants sont invités à travailler ensemble sur une thématique importante et complexe. L'ordre du jour est réalisé par les participants au démarrage du « Forum Ouvert » . Les utilisateurs donnent ainsi leurs propres sujets en plénière et forment des groupes de travail pour chaque thème abordé dans lesquels les projets vont être élaborés. Chaque groupe de travail rédige un compte-rendu qui est affiché immédiatement. L'ensemble des comptes-rendus apparait ainsi au fur et à mesure de l'avancement du « Forum Ouvert ». Le « Forum Ouvert » permet de traiter de sujets complexes et de produire une diversité de mesures concrètes en peu de temps.

Ci-dessous un petit film pour vous donner une idée de l'ambiance dans un de nos « Forum Ouvert ».

Exemples

Quand utiliser les « Forums Ouverts » ? Quelques exemple pour donner du sens :

Exemple 1 : S'assurer d'un large soutien à l'introduction d'une nouvelle méthode

Cet exemple se déroule dans une entreprise publique flamande. Les gens ressentent le besoin de travailler davantage par projet. La première étape consiste à développer un cadre. Cette idée est venue des services centraux, mais bien sûr les directions régionales devront aussi utiliser le cadre. Le plus gros écueil est que nous élaborons un cadre qui ne tient pas compte de la situation spécifique des différents départements et bureaux. Il sera alors rapidement éliminé avec la conclusion que c'est une belle théorie, mais ne peut pas fonctionner dans la pratique.

Nous optons donc pour la co-création. Nous construisons ainsi immédiatement un accompagnement, en nous appuyant sur l'expérience des chefs de projets locaux. Quarante personnes ont passé deux jours à discuter des éléments d'un bon cadre et d'une méthodologie de gestion de projet adaptée. Deux mois plus tard, nous avons traité tout le matériel et le cadre est approuvé. La valeur ajoutée de l'atelier Open Space ? Différentes personnes, en raison de leur expérience et de leurs antécédents, ont des points de vue différents sur un problème (ou une proposition). Nous avons pu collecter ces connaissances uniques lors de l'atelier Open Space Technology. En deux jours, ils ont également construit une image commune de l'endroit où ils veulent aller avec ce cadre de gestion de projet. De cette façon, nous obtenons un cadre vraiment sur mesure pour l'organisation.

Exemple 2 : Définition collective de l'impact d'une réorganisation

Nous nous trouvons ici dans une entreprise internationale qui a subi une restructuration importante dans la crise actuelle. Un grand nombre d'employés viennent d'être licenciés et le PDG annonce maintenant la nouvelle vision et la nouvelle structure.

Mais qu'est-ce que cela signifie pour moi ? Que faut-il pour que la nouvelle vision réussisse ? A quoi ressemble mon travail maintenant ? Les 300 collaborateurs disposent d'une journée pour poser toutes leurs questions et chercher ensemble des réponses. En libérant littéralement de l'espace et du temps, et en permettant à toutes les questions de faire surface, beaucoup d'énergie a également été libérée. Dans la pratique, les employés ressentent ce que les mots slogans tels que « responsabilisation » et « confiance » signifient pour la direction.

Exemple 3 : Remue-méninges avec un large groupe

Avec la méthode des « Forums Ouverts », les larges groupes aussi deviennent créatifs et innovants.

Intéressé par la méthode ? Vous trouverez plus d'informations sur openspaceworld.org ou prenez contact avec nous info@propellor.be