Wij begeleiden organisaties om succesvol projecten te realiseren en te veranderen.

Daarvoor leiden we mensen op en geven advies over de praktische aanpak van de projecten of de verandering. We faciliteren complexe groepsprocessen die een verandering kunnen doen slagen.
propellor.be

Project opleiding

We zorgen voor empowerment van de projectmanagers. Je vindt bij ons zowel basisopleidingen als gevorderde thema's. En we ontwikkelen leertrajecten op maat van jouw organisatie.Ontdek onze opleidingen

Project advies

We helpen je bij het invoeren van projectmatig werken. Dat doen we door een raamwerk en methode te schrijven en te zorgen dat iedereen die ondersteunt. Zo worden de juiste projecten uitgevoerd en hou je het overzicht.Meer over governance

Project begeleiding

Samen de dingen doen in een project: daarover gaat projectbegeleiding. We coachen projectleiders en stuurgroepen, we faciliteren brainstorms, planningsvergaderingen, een intensieve clinic... We staan naast jou, samen in het project. Zo pakken we het aan

Verander opleiding

We geven je een bredere kijk op veranderen. Naast klassieke thema's als weerstand en communicatie komen ook vernieuwende concepten als complexiteit, co-creatie en de cyclus van verandering aan bod. Ontdek onze opleidingen

Verander begeleiding

We faciliteren complexe groepsprocessen die een verandering kunnen doen slagen. We gebruiken daarbij methodieken als Open Space, World Café, Future Search of Appreciative Inquiry.Meer over co-creatie

document management voor projecten

4 januari 2016
Document management en projecten

Waar bewaar je informatie over je project?
En hoe hou je dat overzichtelijk, zodat je de juiste documenten over het project snel terug vindt?

 

Onlangs kreeg ik daarover de volgende vraag:
"Ik stel in de verschillende projecten die ik heb meegemaakt vast dat na verloop tijd het initiële opzet voor documentorganisatie niet blijkt te volstaan, en het hoe langer hoe moeilijker wordt de documenten (snel) terug te vinden. Waarna soms een intensieve reorganisatie volgt. Ik vraag me dan ook af of er niet een soort van “best practices” bestaat om de vele documenten die tijdens projecten gegenereerd worden overzichtelijk te beheren. Bv beheer per projectfase, of scheiden van deliverables van alle “information gathering” documenten, etc. Mocht je een aanzet tot antwoord hebben, zou dat al heel welkom zijn."

Ons antwoord lees je hier!

 

dag Dirk,

Goede vraag! En een thema dat nogal in evolutie is, naarmate google zoekmachines sterker worden, en file sharing systemen opgang maken. In eerdere versies van de Prince2 manual stond hier een heel hoofdstuk over, met tips rond taxonomie, versiebeheer en zo verder. Maar twee versies geleden werd dat hoofdstuk al sterk gereduceerd, en in de nieuwste editie is er nog amper iets over terug te vinden.

De reden is dat de de technologie dusdanig evolueert dat strikte structuren in “waar plaats ik een document” steeds minder nodig worden. Uitgebreide taxonomie (boomstructuren in je moppenfolders) bleek veel discipline te vergen om ze te respecteren. En voor je het weet moet je telkens drie niveaus klikken eer je in het juiste detailniveau bent, waar je hoopt het document te vinden… om dan vast te stellen dat die folder leeg is. Nee, die boomstructuren hebben volgens mij nooit goed gewerkt.

Gelukkig worden zoekfuncties op onze computers steeds krachtiger, waardoor we documenten makkelijker kunnen terugvinden ongeacht waar ze staan. De voorwaarde is wel dat je in de titel een deel informatie geeft, zoals de naam of code vh project, en over welk type document het gaat. Met de krachtige Google zoekmotor is zelfs dat niet meer nodig: die zoekt heel snel ook in al je documenten… maar niet elke organisatie heeft dat natuurlijk.

Hier zijn toch een paar tips voor de folders:

  • afzonderlijke folders voor het proces en voor de inhoud.

Proces = projectplan, statusrapporten, verslagen over de voortgang vh project. Dit is niet meer relevant na afloop vh proje

Inhoud = in/out scope, inhoudelijke keuzes en beslissingen, bestellingen en contracten over het product dat je maakt… Dit volgt het product en wordt mee overgedragen bij de afsluiting vh project

 

  • Binnen de procesdocumentatie kan je - voor grote projecten - best een afzonderlijke folder voorzien per fase.

 

  • Zorg dat het steeds duidelijk is welke de meest recente versie is van je gecommuniceerde projectplan, dus de data / scope / kosten… die je stakeholders kennen en voor ogen hebben

 

  • Probeer om de folderstructuur zo licht mogelijk te houden, om admin werk te vermijden! Maar zorg wel voor duidelijke naamgeving waar ook anderen hun weg in vinden… en logische termen waar je op kan zoeken.

 

Recente artikels

Opleiding voor KMO's nog tot Dankzij Syntra Vlaanderen kunnen KMO’s een opleiding change management
10 principes voor geslaagde Terug naar de kern: samen toffe projecten realiseren. We zijn op zoek gegaan
blog en website rond Op veranderendoejezo.be vind je vanaf nu tips en verhalen over change
KMO's: veranderen doe je zo Hoe werkt de menselijke kant van verandering? Hoe zorg je dat de geplande

Aanraders

10 principes voor geslaagde Terug naar de kern: samen toffe projecten realiseren. We zijn op zoek gegaan
KMO's: veranderen doe je zo Hoe werkt de menselijke kant van verandering? Hoe zorg je dat de geplande
Verandermanagement voor KMO's Dankzij Syntra Vlaanderen werken we nu ook met KMO's rond veranderen. Een
en de winnaar is... Wat doet Propellor nu eigenlijk? Dave heeft een heel levendige manier om dat