Over projectmanagement bestaan er veel misverstanden. Over één ervan gaat het onderstaande verhaal.

"Ik wil niet alles projectmatig gaan aanpakken. Dat is veel te rigide", hoor ik projectmanagers wel eens zeggen. Vorige week had ik weer zo'n gesprek met de ICT-verantwoordelijke van een klein bedrijf. "Als ik alles in een project stop, dan kan ik niet meer inspelen op de vragen van mijn collega's," legde hij uit. "Vroeger werkte ik bij een bedrijf dat alles in projecten stak. En als iemand dan met een concrete vraag kwam, was ons antwoord altijd: 'Sorry. Nu ben ik aan project A aan het werken. Over drie weken werken we aan het project waar jouw vraag mee te maken heeft, en dan zullen we wel zien.' En dat soort blokkades wil ik hier niet invoeren."

Klantvriendelijk?

Gelijk heeft hij natuurlijk: als projectmanagement in de weg staat van (interne) klantvriendelijkheid, dan zijn we fout bezig. Gelukkig hoeft dat niet zo te zijn. Meer nog, zijn verhaal heeft weinig met projectmanagement te maken, maar alles met starre planning en met een foutbegrepen poging om meer controle te krijgen.

Wat projectmanagement probeert te doen, is zichtbaar maken welke keuzes je hebt, en wat het gevolg is van die keuzes.

Dat kan!

Even concreet vertalen: Ik werk nu aan project A, en mijn collega komt binnen met een 'dringende' vraag die te maken heeft met project C... Nu is het aan mij om te kiezen wat ik doe:

  • Ik kan verder werken aan project A, en pas over drie weken mijn collega helpen. Het gevolg is dat ik gefocussed kan doorwerken aan A, wat waarschijnlijk efficiënter is dan wanneer ik van de hak op de tak spring. En ik moet mijn collega teleurstellen (wat op zich weer allerlei gevolgen heeft: voor onze werkrelatie, voor het werk of de projecten waaraan zij werkt...)
  • Of ik kan kiezen om mijn werk aan project A te onderbreken, mijn collega te helpen met haar probleem dat verband houdt met project C, en nadien project A weer op te pikken. Het gevolg is dat project A vertraging zal oplopen (is dat een probleem, of niet?). Anderzijds help ik een collega uit de nood, met werk dat ik anders toch over enkele weken wel zou opgepakt hebben, waardoor project C misschien sneller zal klaar zijn. Dat bevordert onze verstandhouding. Maar door flexibel te zijn, zullen anderen dat misschien ook van mij verwachten waardoor ik steeds meer 'brandjes blus' en steeds minder op tijd afgewerkt krijg.

Wat ik ook kies, het heeft altijd effect op de doorlooptijd van de projecten, op de kwaliteit van mijn werk, op de verstandhouding met collega's, en op alle andere elementen van de 'duivelsdriehoek'.

Keuzes maken...

De essentie van projectmatig werken, is dat de impact van je keuzes zichtbaarder wordt. Door je projectplan erbij te nemen, zie je wat het gevolg is van nieuwe beslissingen. "Stel dat we dit project niet alleen in het hoofdkantoor uitrollen, maar meteen ook in zetel X, waar ze enthousiast zijn over deze opportuniteit en graag mee willen instappen. Hoeveel extra tijd kost ons dat? Hoeveel extra budget hebben we nodig? Welke extra risico's breng dat mee? En hoe zwaar schatten we die in?

Het is niet omdat deze locatie niet in het oorspronkelijke plan stond, dat we per definitie 'neen' moeten zeggen. Het is ook niet omdat de opdrachtgever het ons vraagt, dat we meteen 'ja' moeten zeggen. Kijk wat de impact is op tijd, kost, kwaliteit, risico's, benefits en relaties. Weeg de verschillende opties tegen elkaar af. En neem dan - in samenspraak - je beslissing.

Op die manier krijg je net méér controle op de projecten. Niet door alle wijzigingen te blokkeren, of door star te zijn, maar door bewust te kiezen, met zicht op de gevolgen.

INTERESSE GEwekT? NEEM CONTACT MET ONS OP VOOR MEER INFORMATIE.

Contact