Kernachtig rapporteren

Statusrapportering, het idee is gekend: je brengt je opdrachtgever op de hoogte van de vordering, en laat weten met welke issues je worstelt. Maar al te vaak stopt het daarbij: een rapport... zonder gevolg. Je krijgt nooit feedback op je rapport, en het lijkt tijdsverlies. 

Met de ABCD rapportering breng je daar verandering in. Je neemt de regie van de statusrapportering weer in handen, en leidt je opdrachtgever naar het nemen van een beslissing. Zo weet jij meteen welke richting je uit kan.

Hoe werkt het ABCD-statusrapport?

A - Achievements

Wat is er gerealiseerd in de voorbije periode? Welke (deel)producten zijn klaar, welke informatie heb je verzameld, welke stappen zijn gezet?

Noteer de voortgang in vier of vijf bullet points, zodat je opdrachtgever in één oogopslag ziet welke voortgang je gemaakt hebt. Spreek over 'achievements', 'resultaten', eerder dan over activiteiten of uitgevoerd werk.

B - Benefits

Waarom is dat interessant? Hoe helpt dat om de benefits van het project te bereiken? Waarom is het relevant voor je opdrachtgever dat je deze voortgang geboekt hebt?

C - Concerns

Wat zijn issues of risico's die je nu ziet? Waar ben je bezorgd over, en wil je onder de aandacht brengen van je opdrachtgever?

D - Decision

Waarover wil je een beslissing? 

Denk na welke opties of oplossingen je kan voorstellen. Hoe concreter jouw vraag, hoe groter de kans dat je een duidelijk antwoord of beslissing krijgt van je opdrachtgever.

Voeg nog de datum toe aan het ABCD-rapport, en de naam van je project... en je hebt ineens een logboek in handen. Dat is bijzonder handig wanneer je aan het einde van een fase (of op het einde van je project) de lessons learned capteert, of als je een eindrapport wil maken van het project. In het logboek vind je de hele historiek van het project terug, met de voortgang, de issues, en de beslissingen die genomen werden.