Document management voor projecten


Onlangs kreeg ik daarover de volgende vraag:

"Ik stel in de verschillende projecten die ik heb meegemaakt vast dat na verloop tijd het initiële opzet voor documentorganisatie niet blijkt te volstaan, en het hoe langer hoe moeilijker wordt de documenten (snel) terug te vinden. Waarna soms een intensieve reorganisatie volgt. Ik vraag me dan ook af of er niet een soort van “best practices” bestaat om de vele documenten die tijdens projecten gegenereerd worden overzichtelijk te beheren. Bv beheer per projectfase, of scheiden van deliverables van alle “information gathering” documenten, etc. Mocht je een aanzet tot antwoord hebben, zou dat al heel welkom zijn."

Ons antwoord lees je hier!

dag Dirk,

Goede vraag! En een thema dat nogal in evolutie is, naarmate google zoekmachines sterker worden, en file sharing systemen opgang maken. In eerdere versies van de Prince2 manual stond hier een heel hoofdstuk over, met tips rond taxonomie, versiebeheer en zo verder. Maar twee versies geleden werd dat hoofdstuk al sterk gereduceerd, en in de nieuwste editie is er nog amper iets over terug te vinden.

De reden is dat de de technologie dusdanig evolueert dat strikte structuren in “waar plaats ik een document” steeds minder nodig worden. Uitgebreide taxonomie (boomstructuren in je moppenfolders) bleek veel discipline te vergen om ze te respecteren. En voor je het weet moet je telkens drie niveaus klikken eer je in het juiste detailniveau bent, waar je hoopt het document te vinden… om dan vast te stellen dat die folder leeg is. Nee, die boomstructuren hebben volgens mij nooit goed gewerkt.

Gelukkig worden zoekfuncties op onze computers steeds krachtiger, waardoor we documenten makkelijker kunnen terugvinden ongeacht waar ze staan. De voorwaarde is wel dat je in de titel een deel informatie geeft, zoals de naam of code vh project, en over welk type document het gaat. Met de krachtige Google zoekmotor is zelfs dat niet meer nodig: die zoekt heel snel ook in al je documenten… maar niet elke organisatie heeft dat natuurlijk.

Hier zijn toch een paar tips voor de folders:

  • afzonderlijke folders voor het proces en voor de inhoud.
  • Binnen de procesdocumentatie kan je - voor grote projecten - best een afzonderlijke folder voorzien per fase.
  • Zorg dat het steeds duidelijk is welke de meest recente versie is van je gecommuniceerde projectplan, dus de data / scope / kosten… die je stakeholders kennen en voor ogen hebben
  • Probeer om de folderstructuur zo licht mogelijk te houden, om admin werk te vermijden! Maar zorg wel voor duidelijke naamgeving waar ook anderen hun weg in vinden… en logische termen waar je op kan zoeken.