Open Space Technology, A User's Guide (Harrison Owen)

Dit boek is wel degelijk een handleiding voor de vreemdste aanpak waar ik de laatste jaren over gelezen heb. Om te beginnen slaat de term Technology op niets, behalve dat het goed klinkt en dat je enkele eenvoudige richtlijnen gebruikt. Open Space is eigenlijk een ultra-eenvoudige, maar toch efficiënte manier om vergaderingen te leiden. En dan wel de vergaderingen van het soort met veel deelnemers en met een complexe agenda. Deze techniek kan toegepast worden op groepen van 10 tot 1000 personen. En ze is vooral geschikt als je wel weet dat je tot een beslissing of een set van beslissingen moet komen, maar dat de weg er naartoe zeer onduidelijk is.

Het uitgangspunt van Open Space Technology is dat het interessantste onderdeel van de meeste seminaries de koffiepauze is. Een vaststelling die de meesten onder ons wel zullen herkennen. Open Space Technology is dan ook een techniek om die koffiepauze-sfeer te creëren.

Om te beginnen bereid je geen uren of dagen voor aan het opstellen van agenda, aparte sessies en het samenstellen van werkgroepen. Je besteedt vooral aandacht aan de vraagstelling en het uitnodigen van de juiste personen. Daarnaast heb je 1 facilitator nodig die het ding inleidt, de regels uitlegt en vooral het forum creeert. Het forum dat bestaat uit een grote ronde cirkel waarin alle deelnemers zitten en een lege muur voor de agenda. Een agenda die blank is, op timing en namen van zalen na, en die wordt opgevuld naargelang de vergadering evolueert.

En de regels zijn inderdaad onwaarschijnlijk eenvoudig: 4 principes en 1 wet

• De deelnemers zijn altijd de juiste personen op dat ogenblik
• Wat er gebeurt, is het enige dat kan gebeuren
• Het begint wanneer het begint
• Als het voorbij is, is het voorbij

Als een deelnemers zich in een situatie bevindt waarin hij niets leert, niet geinspireerd wordt, en evenmin het gesprek een betere richting kan geven, is hij verplicht zijn twee voeten te gebruiken om naar een productiever gesprek te gaan. En het is die wet die mij eigenlijk overtuigd heeft van de waarde van deze aanpak. Hoe vaak zitten we niet in vergaderingen, workshops of andere besprekingen en denken we achteraf: 'dit heeft niets opgebracht'. Wel of je nu Open Space Technology gebruikt of niet, denk maar eens aan deze wet en pas ze ook toe de volgende keer dat je dit merkt.

Open Space Technology wordt vooral gebruikt met grotere groepen voor onderwerpen waar je of een consensus of een zekere steun van de groep wil bereiken. Dikwijls dan nog gespreid over meerdere dagen, want steun voor belangrijke beslissingen bereik je natuurlijk niet van vandaag op morgen. Enkele voorbeelden waarop deze techniek werd toegepast zijn vergaderingen rond: het uitstippelen van de toekomstvisie van een organisatie, een belangrijke wijziging in strategie van een onderneming, de opwaardering van een wijk, het opdoeken van een bedrijf in samenspraak met vakbonden, eigenaars, omwonenden, enz...

Eens alles uitgelegd door de facilitator begint het dynamische proces: mensen stellen onderwerpen voor met uur en plaats, dit onderwerp wordt gesteund door voldoende volk (zeer Darwinistische techniek) dan gaat de werkgroep aan het werk. Is er niet voldoende interesse dan wordt het onderwerp (op dat ogenblik) niet behandeld. De werkgroep staat zelf in voor het opstellen van het verslag. Eens de werkgroep is afgerond gaan de deelnemers naar het volgende onderwerp. Gedurende de hele vergadering geldt de muur met de agenda als het referentiepunt voor iedereen. Constant worden er nieuwe onderwerpen gepost en onstaan er nieuwe werkgroepen. Iedereen past ook steeds de wet van de twee voeten toe zodat werkgroepen ook zeer dynamisch evolueren.

Voor wie nog meer info wil over Open Space Technology, die vind je op deze wikipedia pagina. Wikipedia is trouwens de moderne versie van de aloude Winkler Prins encyclopedie. Alleen is hij online, en wordt hij voortdurend aangepast en uitgebreid. Nooit meer achterhaald dus, je hebt altijd de laatste editie bij de hand.