De rol van de opdrachtgever

Opdrachtgever, projecteigenaar, sponsor... allemaal synoniemen voor de rechtstreekse 'baas' van de projectmanager. Dat is niet noodzakelijk zijn operationele chef. Het is wél de persoon die wilt dat het projectresultaat er komt, die de vruchten ervan zal plukken, en bereid is om daar geld en mensen voor vrij te maken.

De projecteigenaar neemt de belangrijke beslissingen over het project. Hij zorgt dat de nodige resources toegezegd worden, ofwel in zijn eigen team, ofwel door collega's.

De opdrachtgever keurt het projectcharter (PID, projectidee...) en/of het projectplan goed. Daarin staan de scope en doelstelling(en) van het project, het plan (met het gewenst detailniveau) en het budget. Op deze manier bepaalt hij het ‘speelveld' van de projectmanager.

• Steun verwerven voor het project in de organisatie
• Zorgen dat de nodige mensen & middelen beschikbaar zijn
• Beslissen om het project uit te voeren
• Zijn akkoord geven i.v.m. de go/no-go beslissingen

Hij is de contactpersoon in de stuurgroep, die zijn collega's op de hoogte houdt van de vorderingen van het project. Hij zal de stuurgroep inschakelen om fundamentele beslissingen te nemen, wanneer hij dat nodig acht. Andere beslissingen neemt hij zelf.

Tijdens de uitvoeringsfase

• Neemt de eigenaar beslissingen i.v.m. go/no-go
• Bekrachtigt hij de oplossingen voorgesteld door de projectmanager en zijn team
• Beslist over issues die door de projectmanager worden gemeld
• Keurt de belangrijke aankopen goed
• Zorgt er voor dat eventuele veranderingen in de business omgeving waarin het project zich afspeelt en die een impact kunnen hebben op het project of eindresultaat in de gaten worden gehouden.

Tijdens de slotfase

• Dankt de eigenaar de projectmanager en het projectteam
• Aanvaardt het projectresultaat
• Keurt het closing document goed, met daarin de evaluatie van het project en het team, de ‘lessons learned' en de openstaande issues.

Eens het project is afgelopen, is het de opdrachtgever die zorgt dat de vruchten (benefits) van het project gerealiseerd worden. Een paar voorbeelden ter illustratie:

• De opdrachtgever verwerft meer inschrijvingen (benefit) dankzij de nieuwe zaal die het danscentrum geopend heeft (het project).
• Het team van de opdrachtgever kan sneller klachten behandelen (benefit) dankzij het nieuwe opvolgingssysteem dat ingevoerd is (het project).

Hoe loopt het bij jou?

Elke organisatie geeft zijn eigen invulling aan de rol van opdrachtgever (of projecteigenaar, sponsor...).

• Hoeveel beslist hij zelf, en wat is de bevoegdheid van de stuurgroep?
• Welke formele stappen en documenten (stage gates...) zijn er, of gebeurt alles informeel?
• Is de projecteigenaar altijd de (functionele) baas van de projectmanager, of werken je in matrix-structuur?
• Is er één projecteigenaar, of wordt die rol gedeeld wordt tussen de 'leverancier' (bijv de IT-directeur) en de 'klant' (bijv de business owner)

Wij helpen organisaties om hier klaarheid in te brengen. Contacteer ons als je meer wilt weten.