Voorbeeldtrajecten

Raamwerk projectmanagement uitgewerkt bij de VDAB

Een divers samengestelde werkgroep schreef samen met ons een raamwerk en een methode voor projectwerking binnen de VDAB. Die wordt zowel door de centrale diensten als door de regio's gebruikt.

Lees waar dat toe leidde.

Een audit van de projectaanpak in een snelgroeiende KMO.

Een evenementenbureau als Escape leeft van projecten. "Hoe kunnen we dit nog beter doen?" is dus een heel relevante vraag. Wij zochten vooral naar hun sterktes, en hoe ze die nog beter kunnen uitspelen.

Lees waar dat toe leidde.

Raamwerk projectmanagement bij de VDAB

In een traject van een jaar bouwden we bij de VDAB een raamwerk voor projectmanagement. Om goed aan te sluiten bij het reilen en zeilen van dit dynamische overheidsbedrijf zijn we gestart met te luisteren naar de projectmanagers. Daarvoor hebben we een Open Space vergadering georganiseerd.

Een veertigtal projectmanagers deelden gedurende twee dagen hun best practices, dachten na over de valkuilen en noden van projectwerking binnen de VDAB, en gaven ons de essentiële input voor een methodologie op maat.

Die resultaten hebben we verwerkt met de hulp van een werkgroep waarin alle afdelingen en verschillende regio's van de VDAB vertegenwoordigd waren. Ook die diversiteit vonden we cruciaal voor het slagen van het project. De methodologie moet immers toegepast kunnen worden op alle projecten van de VDAB, niet alleen op de grote of strategische projecten.

Na een jaar intensief werken, is het "raamwerk projectmatig werken" en de bijhorende methodologie goedgekeurd op het directieforum. Om het goed in te bedden in de VDAB-werking, hebben we verschillende acties ondernomen:

Opleiding van projectmanagers. Verschillende keer per jaar is er een opleiding voor geïnteresseerde projectmanagers. Ook opdrachtgevers sluiten daar vaak bij aan. Deze opleiding wordt gepromoot door Spoor21, de interne opleidingsdienst van de VDAB.

begeleiding van stuurgroepen. Een aantal stuurgroepen hebben ons uitgenodigd om hun vergaderingen bij te wonen. Vaak aansluitend aan een opleiding binnen de dienst, op het moment dat een aantal nieuwe , belangrijke projecten opgestart werden. Die begeleiding laat stuurgroepen om "al doende te leren" en is dus een heel interessante (en tijdsefficiënte) formule.

ondersteuning door kwaliteitscoaches. Interne begeleiders helpen projectmanagers met raad en daad bij het opstarten en opvolgen van projecten. De kwaliteitscoaches zijn binnen de VDAB heel toegankelijk en worden op veel verschillende manieren ingeschakeld. Het is voor projectmanagers en opdrachtgevers daarom een kleine stap om hen ook advies te vragen bij het beheren van projecten.

documenten op intranet. De documenten van het raamwerk, de methodologie, en de bijhorende templates, zijn te vinden op het intranet van de VDAB. Projectmanagers kunnen dus altijd terugvallen op de volledige documentatie, ook voor of lang na hun opleiding.

Deze opdracht was voor ons niet alleen een vraag naar advies rond het opzetten van het raamwerk... Om zinvol te zijn moet het raamwerk niet alleen goedgekeurd zijn, maar ook gebruikt worden. Daarom is een advies rond projectmanagement voor ons zelden enkel een technische vraag. Zo goed als altijd komt er ook een verandervraag om de hoek kijken.