Open Space Technology

Hoe betrek je een grote groep mensen bij een verandering? Hoe breng je op korte tijd veel visies samen? Hoe stimuleer je conversaties tussen een grote groep personen? Hoe boor je hun creativiteit en ervaring aan, om een verandering alle kans op slagen te geven?

Wij gebruiken in zo'n situaties graag Open Space Technology. Onder het filmpje met sfeerbeelden van een Open Space met 300 mensen, lees je enkele voorbeelden van organisaties waar we een Open Space workshop opgezet hebben.

Wanneer gebruik je Open Space Technologie? Een paar voorbeelden kunnen ook veel duidelijk maken:

Voorbeeld 1: Breed draagvlak bouwen voor projectmethodologie

Dit voorbeeld speelt zich af in een Vlaams overheidsbedrijf. Men ervaart de nood om meer projectmatig te werken. De eerste stap is om een raamwerk te ontwikkelen. Dat idee is ontstaan in de centrale diensten, maar natuurlijk zullen ook de regionale kantoren het raamwerk moeten gebruiken. De grootste valkuil is dat we een raamwerk ontwikkelen dat geen rekening houdt met de specifieke situatie in de verschillende afdelingen en kantoren. Het zal dan snel afgevoerd worden met de conclusie dat het mooie theorie is, maar in de praktijk niet kan werken.We kiezen daarom voor co-creatie. Zo bouwen we meteen aan het draagvlak, door de ervaring van lokale projectmanagers te benutten.

Veertig personen hebben gedurende twee dagen gediscussieerd over de elementen van een goed raamwerk en een aangepaste methodologie voor projectmanagement. Twee maanden later hebben we al het materiaal verwerkt, en wordt het raamwerk goedgekeurd. 

De meerwaarde van de Open Space workshop? Verschillende mensen hebben, omwille van hun ervaring en achtergrond, een verschillende kijk op een probleem (of een voorstel). Die unieke kennis hebben we tijdens de Open Space Technology workshop kunnen verzamelen. Op twee dagen tijd hebbenzij bovendien ook een gemeenschappelijk beeld opgebouwd van waar ze naartoe willen met dit projectmanagement raamwerk. Zo krijgen we een raamwerk dat echt op maat gemaakt is van de organisatie.

Voorbeeld 2: Reorganisatie... medewerkers bespreken de impact

Hier bevinden we ons bij een internationaal bedrijf dat in de huidige crisis een belangrijke herstructurering heeft doorgemaakt. Een groot aantal medewerkers is net ontslagen, en de CEO kondigt nu de nieuwe visie en structuur aan. Maar wat betekent dat voor mij? Wat is nodig om de nieuwe visie te laten slagen? Hoe ziet mijn job er nu uit? De 300 medewerkers krijgen een dag de ruimte om al hun vragen te stellen, en samen naar antwoorden te zoeken. 

Door letterlijk ruimte en tijd vrij te maken, en alle vragen te laten bovenkomen, is er ook veel energie vrijgemaakt. De medewerkers voelen in de praktijk wat de sloganwoorden als 'empowerment' en 'trust' voor het management betekenen.